Совместная работа над файлом
Проблема
В нашей сети хранится несколько файлов, над которыми работают разные пользователи: календари, расписания встреч и т. д. Каждый пользователь вставляет свои комментарии до и после измененного фрагмента, например: «Я заменил в предыдущем предложении ххх на ууу*. Но такое комментирование усложняет чтение файла, а сборка окончательной версии файла превращается в почти непосильную задачу.
Решение
Многие программы, написанные для Windows, позволяют отслеживать правку каждого пользователя (рецензента) в документе и легко принимать/отвергать каждое изменение при построении окончательного документа. Обычно изменения каждого пользователя выделяются специальным цветом. Удаленный текст также остается на экране с пометками, указывающими, что документ был изменен операцией удаления. Вы можете принимать или отвергать правку каждого пользователя по одному изменению или всю сразу. За информацией о режиме совместной работы над файлами обращайтесь к справочной системе конкретных программ.
ВНИМАНИЕ
После того как вы приняли или отвергли все изменения и сохранили документ, отключите режим совместной работы. Не забудьте отключить режим отображения изменений на экране и в печатном документе, а затем проверьте его — откройте документ снова и включите режим отображения изменений (но не функцию сохранения изменений!) Если вы увидите какой-либо исходный текст, который был изменен или удален, удалите его, чтобы этот текст окончательно исчез из документа. В противном случае каждый получатель этого документа увидит все изменения и комментарии, внесенные в ходе работы над документом. Конечно, получателю будет в высшей степени интересно, а вы можете попасть в неудобное положение. Я получал документы от крупных корпораций (в том числе и от Microsoft) с всевозможными примечаниями, комментариями и удаленным текстом — причем все это явно не должно было попасть мне на глаза.